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六条建议避免在会议中说个不停
2019-03-13  我得杂志网

多年前的某个夜晚,我突然发现,自己成了会议中不受欢迎的人。无论是在自己主持的会议,还是在别人组织的会议上,我总是讲话太多。我的出发点是希望把自己认为有价值的观点、想法和建议与大家分享。认为能够对我的团队和其他部门有所借鉴,帮助他们找到问题的症结所在,一起寻求解决问题的方案和对策,大家团结一心,共同进步。可是,令我百思不得其解的是,大家对此似乎并不喜欢。这一切对我来说无疑是一次极大的触动。

 

幸运的是,我及时意识到自己的问题,并认真着手解决这个问题。在当时我的导师(公司的人事总监)的帮助下,我不断地反思自己,在学习和实践中逐渐改进。经过十几年的努力,我总结出一套行之有效的方法,知道什么时候该多说话,什么时候少发言,什么时候保持沉默。今天,我在这里与大家一起分享自己的心得体会,总结起来有六条:一是事先准备,二是精准点评,三是排序发言,四是旁人提醒,五是“事”不过三,六是积极倾听。

第一,事先准备。要认真准备好会议的目的、内容和讲话的顺序。明确自己在整个会议中要强调哪些方面的内容,不涉及哪些领域。讲话尽量简单明了,把更多的时间留给与会人员,让他们有机会发表意见、观点和主张。我一般在会议之前给部分与会者打电话沟通,提醒他们会议的目的是什么,希望达成何种目标,在会议当中要讨论哪些议题。我非常期待他们的分享,希望借此了解他们的想法,倾听他们的观点。让自己和与会者都知道各自在会议中的作用,就是事先准备的好处。

第二,精准点评。我拥有强烈的好奇心,特别是在1993年成为企业的领导之后。我经常对会议的各个目标和内容充满好奇,觉得自已每项都有观点可以分享。但是自从我十几年前认识到自己是在有些会议中说话太多的人,就开始特别注意。我有意识地根据会议的日程和进度,只对一些主题和内容做相应的点评并提出有针对性的问题。更多的时候我故意保持沉默。因为即使在我管辖的业务中,也会出现一些我不知道的新鲜事物,遇到自己不熟悉的问题。这时候作为领导,我的沉默,或只是提一些比较简短的问题,会给别人充裕的时间介绍情况,表达他们的观点想法,阐述他们的意见和见解。抛砖引玉,画龙点睛,这才是精准点评的意义。

第三,排序发言。我们总结了近百年来霍尼韦尔公司的先进管理方法,开发出象互联层级会议这样的软件。我们把制造基地的会议按SQDIC(Safety, Quality, Delivery, Inventory, Cost) 排序。一切以安全为重,从质量入手,确保按时交付,优化库存管理,从而降低成本,提升效益。会议主持人和与会者依此顺序介绍: 昨天发生了什么情况?今天需要解决哪些问题,做哪些工作来配合问题解决。大家基于同样的顺序和原则做准备,并发表见解,会议的效率自然大幅提升。总之,通过先进软件技术安排会议层级,根据业务流程精心排序,让每位与会者熟知自己的角色,清楚地知道自己需要在什么时候分享,分享哪些内容,从而确保信息在各层级会议中顺畅流动,实现排序发言。

第四,旁人提醒。尽管我拥有年轻的心态,但毕竟岁月荏苒,转眼已经工作三十多年。年轻时候的我非常愿意分享,虽然做了高级管理者后已经意识到自己要少讲、专注于掌控局面、节奏和主题。但是时不时地还会出现分享展开超时的情况。后来,在一些比较简短的会议上,我会请一位同事做我的监督员,在我可能讲太多的时候,给我暗示,适时提醒我。最好是在现场提前让我注意到,以便我可以及时调整讲话的时间和长度,不过多地占用整个会议的时间。

第五,“事”不过三。在我的职业生涯中有幸遇到数位对我发展和帮助极大的导师。其中有一位导师在事业和生活上都非常有成就。当年参与他的多次会议后,我注意到,不管大事小事,他总是只讲三点。后来我请教他为什么?他告诉我,如果你讲了一二三四五,一里面又包含ABCDE,说不定A里面还有甲乙丙丁。连你自己都可能记不住,别人就更记不住。想象一下如果十个人在做分享,每人讲十条,合起来就是一百条!听众根本弄不清楚哪些是重点。因此,他建议并告诫我,每次只讲三点,如果不足三点就凑成三点,如果还有第四第五点,就去除某两点,归纳概括为三点。如果大家参加过我的会议,绝大多数情况下,我都只讲三点。把内容高度概括,并清晰简洁地表达出来,方便与会者理解和掌握,这就是“事”不过三的道理。

第六,积极倾听。积极倾听极为重要,再结合仔细观察讲话人的肢体语言、面部表情、眼神手势。只有这样,才不仅明白对方讲的表面意思,还深入了解其背后的含义。积极倾听的另一个好处是,听得多,自然讲得就少,但并不是“言多必失”。作为一名管理者,我们有责任让下属清晰地知道我们的想法。但是在会议中喋喋不休,至少有三大危害。一是让你的团队成员或同事们不愿意参加你的会议。因为你是领导,所以大家极可能敢怒不敢言。二是别人可能根本没有时间分享他们的信息,你错失了全面深入了解问题、掌控局面的机会。自认为埋头苦干,可是结果总是差强人意。三是与会者缺乏参与感。因为开会的时候他们连发言的机会都没有。如此这般,大家怎么能积极参与?做好领导,先学会积极倾听。

幸运的是我早在十几年前就及时地发现自己的问题。不知道你们是否面临同样的问题?如果是,你们是否已经觉悟?如果自己还不清楚,最好去问问助理或团队的其他成员。悄悄的、一对一地、坦诚地了解情况。作为一名管理者,讲话固然重要,但是怎么能够让团队成员都能参与到你的会议当中,不仅人在现场,而且是带着头脑,真心实意地来开会,全力以赴地投入到会议议程中。

我建议大家如果面临类似的问题,那么试一试我刚才分享的六条建议,当然也可以是其中的某一条或某几条,看看哪些适合你。当然有些方法你可能已经在用,或许你还有其他更好的方法,希望也能和我分享。我们一起努力让会议开得卓有成效。

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信息编辑:myzazhi  信息来源: 《商业评论》杂志 点击:53
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